Datenschutzpolitik 2025 - 2028 - Gemeinde Gemert-Bakel

1. Datenschutz im Allgemeinen

1.1 Allgemeines

Jeder Mensch hat ein Recht auf Privatsphäre. Es ist in der Verfassung geregelt und es geht um die Rechte und persönlichen Freiheiten eines jeden. Die körperliche Unversehrtheit, das Hausrecht, das Briefgeheimnis und das Informationsgeheimnis fallen alle unter dieses Konzept. Der Kern der Privatsphäre besteht darin, dass Informationen über unser Kommen und Gehen in ihrem ursprünglichen Kontext bleiben und dass Organisationen transparent machen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen.

Diese Datenschutzpolitik konzentriert sich auf den informellen Datenschutz und beschreibt, wie die Gemeinde Gemert-Bakel mit personenbezogenen Daten umgeht und wie sie das Recht der Bürger auf Kontrolle ihrer eigenen personenbezogenen Daten schützt. Mitarbeiter, Bürger, Lieferanten und andere externe Parteien der Gemeinde wissen somit, welche Grundsätze gelten und was von ihnen erwartet wird, wenn es um den Schutz der Privatsphäre und die Verarbeitung von (besonderen) personenbezogenen Daten geht. Darüber hinaus bildet diese Datenschutzpolitik ein Sprungbrett, an dem Prozesse, Verfahren und/oder Arbeitsvereinbarungen aufgehängt werden können, die für spezifische Aktivitäten und Vorgänge gelten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die Gemeinde legt Wert auf eine gute Dienstleistung und Zusammenarbeit mit einer effizienten Verarbeitung personenbezogener Daten zu diesem Zweck. Es ist auch wichtig, dass die Privatsphäre der Bürger respektiert wird. Die Bürger müssen darauf vertrauen können, dass die Gemeinde und ihre Partner die Datenschutzgesetze einhalten und mit persönlichen Daten sorgfältig umgehen, damit der Schutz der Privatsphäre gewährleistet ist.

Ab dem 25. Mai 2018 werden alle Länder der Europäischen Union personenbezogene Daten nach denselben allgemeinen Regeln der Allgemeinen Datenschutzverordnung (AVG) schützen. Der Zweck der AVG ist:

• Schutz natürlicher Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer Daten.
• Sicherstellung des freien Verkehrs personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union.
• Das AVG stärkt auch die Grundrechte der Bürger im zunehmend digitalen Zeitalter. Die vorliegende Datenschutzerklärung befasst sich mit den Verpflichtungen, die das AVG der Gemeinde Gemert-Bakel auferlegt.

Diese Datenschutzpolitik gilt für vier Jahre (von 2025 bis 2028). Sie wird alle vier Jahre überprüft und gegebenenfalls aktualisiert, wenn sich die Gesetzgebung ändert oder die Organisation und/oder ihre Ziele wachsen.

1.2 Umfang des Datenschutzes

Die kommunale Datenschutzpolitik gilt für alle Aufgaben und Prozesse, für die die Kommune verantwortlich ist.

Die Datenschutzerklärung bezieht sich auf die personenbezogenen Daten von Personen, deren Daten die Gemeinde Gemert-Bakel verarbeitet oder verarbeiten lässt.

Der Begriff "Verarbeitung" von personenbezogenen Daten kommt einem schnell in den Sinn. Das Sammeln, Erfassen, Organisieren, Strukturieren, Speichern, Aktualisieren oder Ändern, Abrufen, Abfragen, Verwenden, Übermitteln, Verbreiten oder anderweitig zur Verfügung stellen, Kombinieren, Sperren, Löschen oder Vernichten personenbezogener Daten fällt alles unter die Verarbeitung personenbezogener Daten.

1.3 Rechtlicher Rahmen

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (AVG) und das AVG-Umsetzungsgesetz (UAVG) gelten als rechtlicher Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Zusätzlich zum AVG muss jeder EU-Mitgliedsstaat noch eine Reihe von Vorschriften im Rahmen des AVG erlassen. In den Niederlanden ist dies größtenteils durch das Gesetz zur Umsetzung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (AVG) geschehen. Wenn personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung einer polizeilichen Aufgabe verarbeitet werden, handelt es sich um polizeiliche Daten. Diese Daten werden auch von der Gemeinde verarbeitet. Der rechtliche Rahmen für die Verarbeitung polizeilicher Daten ist das Gesetz über polizeiliche Daten (Wpg) und der Erlass über polizeiliche Daten (Bpg Boa).

Die Gemeinde Gemert-Bakel nimmt öffentlich-rechtliche Aufgaben wahr. Diese Aufgaben ergeben sich aus vielen sektoralen Gesetzen. Dazu gehören das Sozialhilfegesetz 2015, das Jugendgesetz und das Gesetz über personenbezogene Daten (Basisregistrierung). In den Fachgesetzen kann beschrieben werden, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden soll. Dies geschieht zusätzlich zu den im AVG beschriebenen Standards. Die Gemeinde Gemert-Bakel nimmt auch privatrechtliche Aufgaben wahr. Diese unterliegen neben dem AVG den allgemeinen Gesetzen und Verordnungen. Für Außerordentliche Ermittlungsbeamte (Boas) gelten zwei verschiedene Datenschutzregelungen: das AVG und das Polizeidatengesetz (Wpg). Boas haben oft mehrere Aufgaben und verarbeiten unterschiedliche Arten von personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten, die ein Boa in seiner Rolle als Vorgesetzter verarbeitet, fallen unter das AVG. Personenbezogene Daten, die die Boa in ihrer Rolle als Ermittlungsbeamter verarbeitet, fallen unter das Wpg. Für personenbezogene Daten, die nach dem Wpg verarbeitet werden, gelten im Vergleich zum AVG unter anderem andere Bearbeitungszeiten und andere Regeln für den Datenaustausch. Datenmanagement, Systeme und Arbeitsabläufe müssen anders gestaltet werden als bei der Verarbeitung im Rahmen der Aufsicht (AVG). Auch die Wpg hat eine Revisionspflicht. Einmal jährlich muss ein internes Audit und alle vier Jahre ein externes Audit stattfinden. Der Bericht über das externe Audit muss der Behörde für personenbezogene Daten übermittelt werden, der unabhängigen Aufsichtsbehörde in den Niederlanden, die den Schutz personenbezogener Daten fördert und überwacht.

Die Gemeinde Gemert-Bakel beschäftigt Polizeibeamte, die Verarbeitungen durchführen, die unter die Regelung der Wpg fallen. Die Gemeinde Gemert-Bakel muss daher sicherstellen, dass die Datenverwaltung, die Systeme und die Arbeitsprozesse, die für die Aktivitäten der Boas gelten, den Standards des Wpg entsprechen.

1.4 Auftrag und Ziel des Datenschutzes

Der sorgfältige Umgang mit personenbezogenen Daten ist für alle Mitarbeiter der Gemeinde Gemert-Bakel die Regel. Jeder, der für die Gemeinde arbeitet, ist sich dessen bewusst und lässt sich bei seiner täglichen Arbeit davon leiten. Die Gemeinde hat folgenden Auftrag und Ehrgeiz in Bezug auf den Datenschutz: Auftrag: Die Gemeinde Gemert-Bakel betrachtet den Schutz personenbezogener Daten als eine Frage der guten Verwaltung. Einwohner und Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass personenbezogene Daten rechtmäßig, sorgfältig und sicher verarbeitet werden. Wir arbeiten daher nach den Regeln des AVG.

Wie können wir das tun?

Vision & Ambition: Die Gemeinde Gemert-Bakel sucht bei der Durchführung von Aufgaben, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, stets nach einem Gleichgewicht zwischen der Arbeitsfähigkeit für die Mitarbeiter und ihre Kooperationspartner und den Risiken für die Einwohner der Gemeinde. Die Gemeinde Gemert-Bakel hat sich zum Ziel gesetzt, bis Ende 2028 alle im AVG-Garantieprodukt 3.0 des Verbands der niederländischen Gemeinden (VNG) genannten Datenschutzthemen zu erfüllen.

Dieser Rahmen für den Datenschutz trägt zur Mission, zur Vision und zu den Zielen der Gemeinde Gemert-Bakel bei, indem er die notwendigen Voraussetzungen für eine datenschutzkonforme Gemeindearbeit schafft. Der Gemeindevorstand (im Folgenden: Kollegium) schafft die Voraussetzungen für eine datenschutzbewusste Organisationskultur. Wir sind transparent über unsere Datenverarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten. Bei Meinungsverschiedenheiten suchen wir das Gespräch mit den Betroffenen (unseren Einwohnerinnen und Einwohnern) und suchen nach Lösungen.

Durch die zunehmende Digitalisierung wird der sorgfältige Umgang mit den Informationen und Daten von Bürgern und Organisationen auch für Kommunen immer wichtiger. Computerausfälle, verlorene Dateien oder der unbefugte Zugänglichkeit oder die Manipulation von bestimmten Daten können schwerwiegende Folgen für den Ablauf der Leistungserbringung haben. Auch ein Imageschaden kann die Folge sein.

Ein zuverlässiges, verfügbares und eindeutiges Informationsmanagement ist daher für den Schutz der Privatsphäre unserer Einwohner und der Dienstleistungen der Gemeinde unerlässlich.

2. Rahmen der Datenschutzpolitik

2.1 Zielsetzung

Zweck dieser Datenschutzpolitik ist es, die Rahmenbedingungen für einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten und den Schutz der Persönlichkeitsrechte von Personen, deren personenbezogene Daten von der Gemeinde Gemert-Bakel verarbeitet werden, zu beschreiben und aufzuzeigen, wo die Gemeinde im Hinblick auf die Einhaltung des (U)AVG bis Ende 2028 stehen will.

Ein zuverlässiges, verfügbares und eindeutiges Informationsmanagement ist für die Dienstleistungen der Gemeinde und den Schutz der Privatsphäre unserer Einwohner unerlässlich. Dieser Rahmen für die Datenschutzpolitik trägt dazu bei, indem er die notwendigen Voraussetzungen für eine datenschutzkonforme kommunale Tätigkeit schafft.

2.2 Grundsätze

Nach Artikel 5 AVG ist die Gemeinde Gemert-Bakel verpflichtet, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Grundsätze des AVG einzuhalten. Diese Grundsätze sind im Folgenden beschrieben:

a. Rechtmäßigkeit, Angemessenheit, Transparenz

Eine Verarbeitung ist nur dann rechtmäßig, wenn und soweit die im AVG genannten Bedingungen erfüllt sind, nämlich: - Wenn die betroffene Person in die konkrete Verarbeitung eingewilligt hat; - zur Erfüllung eines Vertrages, an dem die betroffene Person beteiligt war; - zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung; - zur Bekämpfung einer schwerwiegenden Gefahr für die Gesundheit der betroffenen Person; - zur ordnungsgemäßen Erfüllung kommunaler Aufgaben; - wenn eine sorgfältige Interessenabwägung dies ergibt. Soweit möglich, verarbeitet die Gemeinde Gemert-Bakel personenbezogene Daten auf der Grundlage ihrer öffentlichen Aufgabe, die sie im Rahmen der ihr übertragenen Aufgaben hat. Die Gemeinde Gemert-Bakel verarbeitet personenbezogene Daten auch, wenn sie gesetzlich dazu verpflichtet ist.

b. Grundlage und Zweckbindung

Die Gemeinde stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur für bestimmte, ausdrücklich festgelegte und gerechtfertigte Zwecke erhoben und verarbeitet werden. Wenn Daten später für einen anderen Zweck verwendet werden, muss dieser neue Zweck mit dem ursprünglichen Erhebungszweck vereinbar sein. Personenbezogene Daten werden nur auf einer vertretbaren Grundlage und in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften verarbeitet.

c. Datenminimierung

Die Gemeinde verarbeitet nur personenbezogene Daten, die für den vorgegebenen Zweck minimal erforderlich sind. Die Gemeinde strebt eine minimale Datenverarbeitung an. Wo es möglich ist, werden weniger oder keine personenbezogenen Daten verarbeitet. In bestimmten Gesetzen und Vorschriften ist festgelegt, welche personenbezogenen Daten zur Erreichung des Zwecks erforderlich sind. Wo dies nicht der Fall ist, trifft die Gemeinde Gemert-Bakel diese Abwägung selbst in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten und der Datenschutzbeauftragten.

d. Aufbewahrungsfristen & Speicherbegrenzung

Die Aufbewahrung personenbezogener Daten kann für die ordnungsgemäße Erfüllung kommunaler Aufgaben oder zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich sein. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten auf ein striktes Minimum beschränkt wird. Wenn personenbezogene Daten gespeichert werden, die für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, sollten sie so bald wie möglich vernichtet werden. Das bedeutet, dass diese personenbezogenen Daten entweder gelöscht oder so geändert werden, dass die Daten nicht mehr zu einer natürlichen Person zurückverfolgt werden können. Wie lange die Gemeinde personenbezogene Daten aufbewahrt, ist unterschiedlich. Das Archivgesetz, die Auswahlliste des Verbands der niederländischen Gemeinden (VNG) und verschiedene andere Gesetze legen fest, dass die Gemeinde personenbezogene Daten für einen Mindest- oder Höchstzeitraum aufbewahren darf oder muss. Im Register der Verarbeitungstätigkeiten wird die Aufbewahrungsfrist angegeben.

e. Integrität und Vertraulichkeit

Die Gemeinde geht mit personenbezogenen Daten sorgfältig um und behandelt sie vertraulich. Dabei sorgt die Gemeinde für eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten. Die Baseline Information Security Government (BIO) enthält die verbindlichen Bedingungen für Gemeinden, um eine angemessene Sicherheit zu gewährleisten. Die Informationssicherheitspolitik der Gemeinde Gemert-Bakel führt dies weiter aus.

3. Verwaltung der Privatsphäre

Das Datenschutzmanagement umfasst alle Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Gemeinde die AVG-Gesetzgebung einhält und dafür verantwortlich ist. Auf diese Weise erfüllt die Gemeinde Gemert-Bakel die Rechenschaftspflicht nach dem AVG. Das Wesen der Rechenschaftspflicht besteht darin, dass die verantwortliche Verwaltungsstelle, der "Controller", für die Einhaltung des AVG verantwortlich ist und dies auch nachweisen kann.

In diesem Kapitel wird erläutert, wer in der Organisation welche Verantwortlichkeiten und Pflichten hat, wenn das AVG eingehalten wird.

3.1 Rollen und Verantwortlichkeiten

Alle Organe der Gemeinde sind für die Einhaltung der Datenschutzgesetze und -vorschriften, wie z.B. des AVG und der Datenschutzrichtlinie, verantwortlich, jeweils soweit es ihre Verwaltungsaufgaben betrifft. Die Leitungsorgane der Gemeinde sind der Gemeinderat, das Kollegium und der Bürgermeister. Das Kollegium ist in letzter Instanz für die Einhaltung der Datenschutzgesetze verantwortlich, wobei der Bürgermeister als Ressortinhaber fungiert. Der Gemeindesekretär und die Vorgesetzten sind offiziell dafür verantwortlich, eine proaktive Datenschutzpolitik umzusetzen, die auf der Abwägung von Interessen und Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten beruht, damit diese in ausgewogener Weise erfolgt. Das heißt: ordnungsgemäß, sorgfältig und in Übereinstimmung mit dem Gesetz.

Das Kollegium ist gegenüber dem Stadtrat für die Umsetzung der Datenschutzpolitik verantwortlich. Das Kollegium stellt außerdem sicher, dass die Politik und die Maßnahmen dokumentiert werden, damit es jederzeit sozial und rechtlich begründete Erklärungen für die Richtigkeit seiner Vorgehensweise abgeben kann. In der nachstehenden Tabelle sind die Zuständigkeiten anhand des RASCI-Modells dargestellt.

Um wirklich zu versprechen, dass der Schutz der Privatsphäre in der Organisation verankert ist, ist es notwendig, dass alle Mitarbeiter der Organisation (einschließlich angestellter und externer Mitarbeiter), jeder von seiner Rolle. Diese verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten zur Umsetzung dieser Datenschutzpolitik werden im Folgenden kurz umrissen. Zur Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten von Einzelpersonen in der Linienarbeit verwendet die Gemeinde Gemert-Bakel die RASCI-Methode. Nachfolgend finden Sie das RASCI-Modell der Datenschutzrollen.

3.2 Verwaltungsstruktur

Der Stadtrat

• Sie hat eine Aufsichtsfunktion auf der Grundlage der ihr durch das Gemeindegesetz zugewiesenen Überwachungsaufgabe und überwacht in diesem Rahmen die Umsetzung der Datenschutzpolitik durch die Gemeindeexekutive.
• Stellt sicher, dass Haushaltsmittel für die Einhaltung des AVG bereitgestellt werden.

Die kommunale Exekutive

• Ist letztlich für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verantwortlich.
• Legt die Politik für den Schutz der Privatsphäre auf der Grundlage von Gesetzen und Vorschriften fest.
• Rechenschaftspflicht gegenüber dem Gemeinderat für die Umsetzung der Datenschutzpolitik.
• Benennen Sie den Datenschutzbeauftragten als interne Aufsichtsperson.

Der Bürgermeister

• Ist zuständig für die Umsetzung der Rechtsvorschriften zum Schutz der Privatsphäre in der Gemeinde.

Der Stadtschreiber

• Hat die letzte offizielle Verantwortung für den Datenschutz.
• ist für die korrekte Anwendung des Datenschutzes in Geschäftsprozessen und (Informations-)Systemen verantwortlich.
• Ist operativ verantwortlich für die korrekte Nutzung und Einhaltung des Datenschutzes in Prozessen, (Informations-)Systemen und Projekten. Er benennt für jedes (Informations-)System einen Prozessverantwortlichen oder Systemeigentümer.
• Es wird sichergestellt, dass das Bewusstsein für den Datenschutz innerhalb der Organisation verbessert wird.
• Management von organisatorischen und datenschutzrechtlichen Risiken.
• überprüft die Datenschutzpolitik in regelmäßigen Abständen und passt sie bei Bedarf an.

Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter, auch externe Mitarbeiter, ist für den Schutz der Privatsphäre der Betroffenen verantwortlich. Das bedeutet, dass jeder u.a. dafür sorgt, dass personenbezogene Daten auf betrieblicher Ebene rechtmäßig, ordnungsgemäß und transparent verarbeitet werden.

Dafür sorgen die Mitarbeiter:

• Sie setzen sich bei ihrer täglichen Arbeit bewusst mit dem Thema Datenschutz auseinander.
• Sie wissen, wohin sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden können.
• Sie melden Datenschutzverletzungen rechtzeitig.
• Sie nutzen die von der Gemeinde Gemert-Bakel vorgeschriebenen Kommunikationskanäle und -mittel.
• Sie arbeiten mit dem Fallsystem und anderen zu diesem Zweck eingerichteten Systemen, die die IKT-Abteilung zur Verfügung gestellt hat. Die Aufbewahrung von amtlichen Dokumenten oder Dokumenten mit personenbezogenen Daten an anderen Orten ist nicht gestattet.

3.3 Eigentum am Prozess

Die Leitung ist dafür verantwortlich, dass die kommunalen Aufgaben innerhalb der Grenzen dieses Rahmens für den Datenschutz erfüllt werden, und erstattet der Verwaltung darüber Bericht, die ihrerseits dem Kollegium Bericht erstattet. Das Kollegium ist gegenüber dem Stadtrat rechenschaftspflichtig.

Ein Manager ist ein Prozesseigentümer, d. h. Prozesseigentümer leiten den/die Prozess(e) auf der Grundlage von Prozessplänen, die einen ausreichenden Überblick über den Prozess für eine effektive Steuerung innerhalb des jeweiligen Teams bieten. Ein Prozessplan sollte sich in diesen datenschutzpolitischen Rahmen einfügen und immer der aktuellen Situation entsprechen.

Für abteilungsübergreifende Prozesse kann ein koordinierender Manager oder ein anderer Beauftragter ernannt werden.

Der "für die Datenverarbeitung Verantwortliche" im Sinne des AVG, in den meisten Fällen die Hochschule, ist und bleibt letztlich für die Datenschutzkonformität der kommunalen Prozesse verantwortlich.

3.4 Organisation

Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte (PO) setzt die Datenschutzpolitik der Gemeinde um. Die Ernennung des Datenschutzbeauftragten trägt dazu bei, dass die gesetzlichen Datenschutzaufgaben innerhalb der Organisation erfüllt werden. Der Datenschutzbeauftragte ist die erste Anlaufstelle für Fragen zum Datenschutz für alle Mitarbeiter. Der Datenschutzbeauftragte sollte von der Organisation in alle Prozesse einbezogen werden, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Aufgaben

Die Aufgaben des PO sind:

• Beraterin innerhalb der Gemeinde in Fragen des Datenschutzes.
• Die erste Anlaufstelle zum Thema Datenschutz für Arbeitnehmer.
• Erstellt Grundsatzdokumente wie die Datenschutzpolitik, die Datenschutzerklärung(en), das Verarbeitungsverzeichnis, Verfahren für Datenlecks und Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIA).
• Es wird sichergestellt, dass diese Dokumente regelmäßig aktualisiert werden.
• Unterstützt und führt Maßnahmen durch, die zur Sensibilisierung für den Datenschutz innerhalb der Gemeinde beitragen.
• Reagiert auf Datenschutzverletzungen und leitet sie an den Datenschutzbeauftragten weiter.
• Koordiniert und unterstützt die Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen.
• Berichtet direkt an die Geschäftsführung und das Kollegium
• Ist die zentrale Anlaufstelle für die Umsetzung der Wpg.

Durch die Trennung der Funktionen von Beratung (PO) und Kontrolle (FG) verhindern wir, dass die FG ihre eigene Arbeit kontrolliert. Dies fördert die Qualität und Integrität.

Der Beauftragte für Informationssicherheit

Der Chief Information Security Officer (CISO) unterstützt, koordiniert und berät die Organisation bei der Überwachung und Erhöhung der Zuverlässigkeit der Informationsbereitstellung. Er tut dies von einer unabhängigen Position aus. Der CISO berichtet direkt an den Gemeindesekretär.

Aufgaben

Die Aufgaben des CISO sind:

• Ausarbeitung, Umsetzung, Aktualisierung, Erneuerung und Überarbeitung der Informationssicherheitspolitik und der daraus resultierenden Pläne.
• Handeln als Informationssicherheitsberater für den Prozessverantwortlichen auf Managementebene.
• Aufbau der Organisation für Informationssicherheit.
• Koordinierung und Beratung im Umgang mit Sicherheitsvorfällen(externer Link).
• Die Ausrichtung der Informationssicherheit auf andere Sicherheitsbereiche.
• Überwachung der Einhaltung der Anforderungen an die Informationssicherheit.
• Verbesserung des Bewusstseins für Informationssicherheit in der gesamten Gemeinde.
• Vorbereitung auf künftige Informationssicherheitsrisiken und IKT-Sicherheitsrisiken.
• Beratung zu und Überwachung von Risikoanalysen.
• Messung der und Berichterstattung über die Informationssicherheit(externer Link), durch Initiierung oder Beauftragung von (regelmäßigen) Sicherheitsaudits und Evaluierungen.

Der Datenschutzbeauftragte

Der Datenschutzbeauftragte (FG) hat eine unabhängige Rolle innerhalb der Organisation. In jedem Fall ist der Datenschutzbeauftragte dafür verantwortlich, die Organisation im Hinblick auf den ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten zu überwachen und zu beraten. Das bedeutet, dass der Datenschutzbeauftragte von der Organisation in alle Prozesse einbezogen werden muss, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Aufgaben

Das FG hat die folgenden Aufgaben:

• Information und Beratung zur Datenschutzgesetzgebung. Bei abteilungsspezifischen Fragen können Sie sich direkt an das zuständige MT-Mitglied wenden.
• Überwacht die Einhaltung des AVG und der Datenschutzpolitik der Organisation; berichtet direkt an den Geschäftsführer/Gemeindesekretär: In Krisenfällen oder bei schwerwiegenden Mängeln kann die FG direkt an den Datenschutzbeauftragten und das Kollegium berichten.
• Sorgen Sie für ein Bewusstsein auf Vorstandsebene.
• Beratung zu Datenschutzfolgenabschätzungen und Überwachung ihrer Durchführung.
• Zusammenarbeit mit der Behörde für personenbezogene Daten und Funktion als Kontaktstelle für diese.
• Gewährleistung der Privatsphäre der Mitarbeiter
• Die FG arbeitet eng mit dem PO und dem CISO zusammen.

Unabhängigkeit

Das FG kann eine kostenlose und unabhängige Beratung durchführen. Es darf keine Weisungen zur Bearbeitung eines Falles entgegennehmen oder in sonstiger Weise beeinflusst werden. Das FG kann keinen verbindlichen Rat erteilen, aber sein Rat hat Gewicht. Die FG hat die Möglichkeit, dem Kollegium ihre abweichende Meinung mitzuteilen, und es wird festgehalten, warum ein Rat nicht befolgt wird. Die FG kann dem Kollegium direkt Bericht erstatten. Darüber hinaus werden der FG keine weiteren Aufgaben oder Pflichten übertragen, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten. Außerdem behält die FG das Recht, sich direkt an das AP zu wenden, wenn ihre Ratschläge innerhalb der Organisation wiederholt nicht gehört/befolgt werden.

Das FG berichtet jährlich über seine Erkenntnisse zur Einhaltung des AVG und gibt Hinweise zu dessen Verbesserung. Der Gemeinderat wird im Rahmen des Planungs- und Kontrollzyklus informiert.

4. Verankerung in der Organisation

Die folgenden Maßnahmen wurden intern ergriffen, um den Datenschutz in der Organisation zu verankern und so den Schutz der Privatsphäre zu gewährleisten:

Informationspflicht

Die betroffenen Personen werden im Voraus über die Datenschutzerklärung auf der Website der Gemeinde Gemert-Bakel und die Dienstleistungen, die sie erwarten können (telefonisch, schriftlich), klar über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und den Zweck der Verarbeitung informiert.

Sensibilisierung

Das Bewusstsein für den Schutz der Privatsphäre ist für den Schutz der Privatsphäre in der Organisation von wesentlicher Bedeutung. Das Bewusstsein für den Schutz der Privatsphäre wird in der Stadtverwaltung kontinuierlich geschärft, z. B. durch die Planung struktureller Schulungen.

Register der Verarbeitungstätigkeiten

Das Register der Verarbeitungstätigkeiten enthält alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten, die für die Gemeinde aufbewahrt werden.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Bei der Einführung neuer Politiken oder Vorschriften oder beim Einsatz neuer Technologien berücksichtigt die Gemeinde den Schutz personenbezogener Daten, indem sie eine Datenschutzprüfung durchführt.

Die Datenschutzfolgenabschätzung wird mit dem Ziel erstellt, die Risiken einer risikoreichen Verarbeitung für die Privatsphäre auf ein Minimum zu reduzieren.

Meldung von Datenschutzverletzungen

In den Gemeinden gibt es ein Verfahren zur Meldung von Vorfällen und Datenlecks. Diese Meldungen laufen über das Ticketsystem. Es wird ein Register der gemeldeten Sicherheitsvorfälle/Datenverletzungen geführt.

Überwachung, Berichterstattung und Bewertung

In regelmäßigen Abständen überprüfen wir, ob die Politik und die tägliche Praxis übereinstimmen. Gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten wird festgelegt, ob zusätzlich zur Überwachung durch die FG ein Datenschutzaudit durchgeführt wird.

Jedes Jahr berichtet der Vorstand dem Rat über Risiken und Kontrollmaßnahmen im Zusammenhang mit der Datenschutzpolitik. Die Datenschutzpolitik wird nach vier Jahren oder, falls erforderlich, im Falle interner Veränderungen oder sich ändernder Gesetze und Vorschriften überprüft.

4.1 Austausch mit Dritten

Bei der Erfüllung ihrer kommunalen Aufgaben arbeitet die Gemeinde Gemert-Bakel viel mit externen Parteien wie anderen Gemeinden, Behörden, Gemeinschaftseinrichtungen, Softwarelieferanten und Beratungsunternehmen zusammen. Im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten trifft die Gemeinde mit diesen externen Parteien Vereinbarungen über den Umgang mit dem Datenschutz.

Sofern Kooperationspartner als Auftragsverarbeiter benannt werden, schließt die Gemeinde mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. In der Verarbeitungsvereinbarung werden Vereinbarungen über die Gewährleistung der Datenschutzverpflichtungen und der Sicherheit der personenbezogenen Daten getroffen. Wenn Kooperationspartner als Auftragsverarbeiter benannt werden, werden die Vereinbarungen über den Umgang mit personenbezogenen Daten in einer Vereinbarung über personenbezogene Daten, in allgemeinen Einkaufsbedingungen, in bestehenden Kooperationsvereinbarungen, in Absprachen, in gemeinsamen Vereinbarungen usw. festgelegt. Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen.

4.2 Datenschutz durch Technik & Datenschutz durch Voreinstellungen

Die Gemeinde Gemert-Bakel ist bestrebt, die Grundsätze des "eingebauten Datenschutzes" und des "eingebauten Datenschutzes" so weit wie möglich auf ihre Verarbeitungen anzuwenden. Datenschutz durch Technik" bedeutet, dass der Schutz personenbezogener Daten bei der Entwicklung von Produkten, Verfahren und Dienstleistungen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, berücksichtigt und eingebaut wird.

Privacy by Default" bedeutet, dass bei der Einrichtung von Systemen die Standardeinstellungen so gewählt werden, dass der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet ist. Das bedeutet, dass nach Möglichkeit nicht mehr personenbezogene Daten weitergegeben werden, als für die Erfüllung der Aufgabe erforderlich sind.

Die Wahrung dieser Grundsätze sollte u. a. im Beschaffungsprozess und beim Änderungsmanagement von Systemen erfolgen. Dies erfordert einen gemeinsamen Ansatz zwischen den Abteilungen Informationssicherheit und Datenschutz. Auf diese Weise werden etwaige (Datenschutz-)Risiken rechtzeitig eingedämmt.

5. Rechte der betroffenen Personen auf Privatsphäre

5.1 Rechte

Das AVG definiert nicht nur die Pflichten derjenigen, die personenbezogene Daten verarbeiten, sondern auch die Rechte der Personen, deren Daten verarbeitet werden. Diese Personen haben folgende Rechte:

• Recht auf Information: Betroffene Personen haben das Recht zu erfahren, was mit ihren personenbezogenen Daten geschieht und warum.
• Recht auf Einsichtnahme: Betroffene Personen haben das Recht, die über sie erhobenen personenbezogenen Daten einzusehen und somit zu überprüfen, wie diese Daten verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung: Betroffene Personen haben das Recht, unrichtige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen, wenn sie sich als unrichtig erweisen.
• Widerspruchsrecht: In bestimmten Fällen können die betroffenen Personen die Gemeinde auffordern, die Verarbeitung oder Veränderung ihrer personenbezogenen Daten (vorübergehend) einzustellen.
• Recht auf Vergessenwerden: In Fällen, in denen die Zustimmung zur Verarbeitung von Daten erteilt wurde, kann die Löschung dieser Daten beantragt werden.
• Widerspruchsrecht: Das Recht, der Verarbeitung seiner Daten zu widersprechen. Die Gemeinde kommt diesem Recht nach, es sei denn, es liegen berechtigte Gründe für die Verarbeitung vor.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Datenportabilität): das Recht, personenbezogene Daten in bestimmten Fällen zu übertragen.
• Das Recht, nicht einer automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden: das Recht auf ein menschliches Auge bei Entscheidungen.

Um seine Rechte auszuüben, kann der Betroffene einen Antrag schriftlich, per E-Mail oder über die Website der Gemeinde stellen. Die Identifizierung der betroffenen Person erfolgt bei der Einreichung eines Antrags über DigiD oder persönlich am Schalter des Rathauses. Die Gemeinde prüft innerhalb eines Monats, ob der Antrag gerechtfertigt ist. Ist dies der Fall, muss die Gemeinde den Antrag noch im selben Monat bewilligen.

5.2 Ersuchen und Einwände

Anfragen zu den oben genannten Rechten und Einwände können schriftlich und digital über die E-Mail-Adresse fg@gemert-bakel.nl bei der FG eingereicht werden . Diese Anfragen werden registriert und ihre Bearbeitung wird nachvollziehbar dokumentiert.